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留学生必看英文邮件的正确写法

发布时间:2021-10-11 16:47:56 阅读:220 编辑:致远教育 字数:1255 字 预计阅读时间:3分钟
导读:不管是即将要去留学、还是即将迎来申请季的同学,都避免不了用英文写邮件。那么如何写一封格式正确、表达得体的英文邮件呢?本文致远教育小编就和大家分享英文邮件的正确写法。

不管是即将要去留学、还是即将迎来申请季的同学,都避免不了用英文写邮件。那么如何写一封格式正确、表达得体的英文邮件呢?本文致远教育小编就和大家分享英文邮件的正确写法。

英文邮件

1、邮件主题 

邮件主题的格式通常为:名字+课程+邮件主旨

主旨部分简要地说明这份邮件的内容就好,不要加上“紧急请求”、“请马上回复”等字眼,否则很容易get the email trashed。

*通常大家在写邮件的时候,经常把全部的注意力都放在了主体文本上,而忽略了邮件的主题。甚至有些同学没有写主题就发送了... 这个习惯是非常不好的,需要多加注意哈。

2、称谓

最安全的称呼是Dear Professor XXX(last name),只有在确定对方是博士之后,才可以用“Dr.”。

*不要轻易加上老师的姓,除非他要求你。如果是正在读博士的学生,应该叫Instructor。

3、邮件正文 

先容自己

无论是申请时对招生办、还是读书时对教授发邮件,首先都应该礼貌的做个自我先容。

要知道,每年的学生是很多的,如果不做的话,对方很难知道你是谁,从而会导致“回信过慢”或是干脆“被无视”的情况发生。尤其对于平常没有交流过、对你不熟悉的教授,在开篇需要进行一个简单的自我先容,通常是名字+年级+课程编号即可。

eg. 

·My name is XX and my student id is XXX.

·My name is XX and I am a freshman in your The globalised economy Class.

内容清楚简洁

邮件的主体需遵循3C原则(clear, correct and concise),可以简洁、明确地表达你写邮件的目的。

eg. 

·I am writing to you about our last meeting/lecture/your presentation...

·I am reaching out because...

一封简洁明了、关键点突出的邮件(如分点1,2,3等),得到回复的概率会大大增加。

*如果问题比较复杂,用邮件一两句话解决不了的话,可以约个时间去办公室面谈。

其次,不用过于客套,写很多无用的“废话”。你只需要开门见山,根据问题的重要性排序列出就可以了,语气诚恳即可。

另外,邮件最好不要超过5段,每段最好不要超过5句。如果有相关材料可以在附件部分加上。

其次还需要注意

Be formal

用礼貌和正式的表达,may I/could you please 替代命令式语气,避免使用俚语、表情包和缩写。

Double check

邮件是不能撤回的,因此在发送前一定要重复检查一遍,有没有语法错误、附件是否有粘贴、邮件主题有没有写等,确认之后再发送。

Thank you note

当收到教授回复之后,可以回复一个简短的邮件表示收到和感谢。

*明确写着no-reply的就可以不用回了哈

4、结束语

结尾的时候可以另起一行,适当表示你的感谢或者祝愿。

eg.

·Thanks, and looking forward to your reply.

·Wish you have a nice weekend.

5、署名 

最后,在结束语之后空一行附上你的名字。最好是你的全名,这样就可以与你学校邮箱的名字/申请时的名字保持一致,以免产生不必要的误会。

6、常用句式分享

约会议

·Would it be possible to have a meeting with you?

·Can we have a supervisory meeting this week?

·I was wondering if we could set up an appointment to discuss ...

·I am available at xxx. What time is more convenient for you?

·Is it possible to have a meeting at xxx?

·Please let me know what time would work best for you.

申请病假/作业延期

·I have missed/will miss a number of your classes due to illness.

·I’m requesting an extension because ...

·Would it be OK if I turned it in on ...

·I could better reflect the full extent of my research and writing.

·I would really appreciate the extra few days.

相关阅读:留学作业如何延期提交?(附申请范文)

问问题

·For the assignment xxx, I have the following questions.

·I would be grateful/ thankful/ appreciate if you could tell me...

·Would you be so kind to let me know that...

·I am writing to ask/ enquire/let you know/confirm/check/invite/update...

·This is just a quick note/reminder

I wanted to let you know that...

回信

·Your reply helps me a lot. Many thanks.

·Thanks so much for telling/helping me. 

·Again I really appreciate for your time and support.

附件

·Please find[ _ file name] attached. 

·Please see the information below for more details about.....

·Heres the document that you asked for...

·Could you please sign the attached form and sent it back to me/us by [date]?

以上就是关于撰写英文邮件的全部分享,大家快快实操起来吧! 如果在国外留学的同学们遇到学业困难,欢迎咨询致远教育为您提供卓越优质的留学论文作业代写服务,价格有诚意、分数有保障、服务有质量,安全可靠零风险!

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